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Come per le fotografie di penne anche per le scansioni di pubblicità si è usata una convenzione specifica per i nomi da assegnare ai file mettendo come inizio del nome l'anno in modo che queste risultassero ordinate cronologicamente. Pertanto una scansione pubblicitaria dovrebbe essere sempre inserita con un nome di file nella forma:

Come per le fotografie di penne anche per le scansioni di pubblicità si è usata una convenzione specifica per i nomi da assegnare ai file, mettendo come inizio del nome l'anno di pubblicazione in modo che queste risultassero ordinate cronologicamente. Pertanto una scansione pubblicitaria dovrebbe essere sempre inserita con un nome di file nella forma:

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Anno-Mese-Marca-Modello-Breve-Descrizione.jpg

Anno-Mese-Marca-Modello-Breve-Descrizione.jpg

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dove il mese può essere omesso se non lo si conosce, e l'anno indicato in maniera approssimata (ad esempio nella forma 192x) quando non è noto con precisione. Il modello può essere omesso se la pubblicità è generica, se ve ne compaiono più di uno si usi il nome di quello più importante. Le parole devono essere separate da trattini e la breve descrizione deve mantenersi entro le 2/3 parole.  

dove il mese può essere omesso se non lo si conosce, e l'anno può essere indicato in maniera approssimata (ad esempio nella forma 192x) quando non è noto con precisione. Il modello può essere omesso se la pubblicità è generica, se invece ne compaiono più di uno si usi il nome di quello più importante. Le parole devono essere separate da trattini e la breve descrizione deve essere usata per distinguere pubblicità dello stesso periodo e mantenersi entro le 2 parole, un esempio è <tt>1908-Waterman-GiftSanta.jpg</tt>.  

Come per le fotografie per ogni scansione deve essere utilizzato un apposito testo wiki per inserire le informazioni nella pagina di ciascuna scansione è stato anch'esso standardizzato per le varie tipologie di scansioni, in modo da essere coerente, ed usare una serie di template che consentano una generazione automatica dei contenuti e delle classificazioni. Un esempio di questo testo è qualcosa come il seguente:

Come per le fotografie per ogni scansione deve essere utilizzato un apposito testo wiki per inserire le informazioni nella pagina di ciascuna scansione è stato anch'esso standardizzato per le varie tipologie di scansioni, in modo da essere coerente, ed usare una serie di template che consentano una generazione automatica dei contenuti e delle classificazioni. Un esempio di questo testo è qualcosa come il seguente:

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<pre><nowiki>

{{AdsInfo

{{AdsInfo

|Marca=MARCA (usare il nome della relativa pagina, ex. Eversharp, Omas, ecc.)

|Marca = Azienda che fa la pubblicità (ex. Waterman)

|Giornale=Nome della rivista su cui è pubblicato (se nota)

|Data = Data, se nota (formato ISO, cioè AAAA-MM-GG)

|Data=AAAA-MM-GG (data, basta AAAA se noto solo l'anno o AAAA-MM se noto anche il mese)

|Giornale = Giornale su cui è pubblicata (ex. La Domenica del Corriere)

|Paese=NN (codice internazionale a due lettere maiuscole, ex. IT, US, DE, ecc.)

|Editore = Soggetto che ha pubblicato (in genere si usa per i cataloghi di negozi o affini)

|Note_it=note di descrizione, in italiano anche su più righe

|Note_en=note di descrizione, in inglese anche su più righe

|Annata = Annata del giornale (se nota)

|Numero = Numero del giornale (se noto)

|Pagina = Numero di pagina (se noto, al momento non viene usato)

|Datazione = Tipo di datazione (seller, back, archive, ecc. vedi il [[:Template:Datazione|relativo template]])

|Autore = Nome autore dell'illustrazione scansionata, indirizzo web (autore della pubblicità, eventuale sito che lo illustra)

|Paese = Paese della pubblicità, con il codice a due lettere dei domini in maiuscolo (ex. IT, UK, US, ecc.)

|Oggetto = Tipo di oggetto pubblicitario, come adesivo, cartolina, ecc. (vedi il [[:Template:OggettoAds|relativo template]])

|Ritocchi = Se è stata ritoccata (mettere solo se "yes")

|Note_it = Una breve descrizione in italiano (testo libero anche su più righe, inserire dati semantici dell'eventuale modello)

|Note_en = Una breve descrizione in inglese

|Tema = Una o più etichette "tematiche", separate da virgole

}}  

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