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Come per le fotografie di penne ed i documenti generici anche per le scansioni di pubblicità si è usata una convenzione specifica per i nomi da assegnare ai file, mettendo come inizio del nome l'anno di pubblicazione in modo che queste risultino ordinate cronologicamente. Pertanto una scansione pubblicitaria dovrebbe essere sempre inserita con un nome di file nella forma:
<pre>
Anno-Mese-Marca-Modello-Breve-Descrizione.jpg
</pre>
dove il mese può essere omesso se non lo si conosce, e l'anno può essere indicato in maniera approssimata (ad esempio nella forma 192x) quando non è noto con precisione. Il modello può essere omesso se la pubblicità è generica, se invece ne compaiono più di uno si usi il nome di quello più importante. Le parole devono essere separate da trattini e la breve descrizione deve essere usata per distinguere pubblicità dello stesso periodo e mantenersi entro le 2 parole, un esempio è <tt>1908-Waterman-GiftSanta.jpg</tt>. 

Come per le fotografie ed i documenti per ogni scansione deve essere utilizzato un apposito testo wiki per inserire le informazioni nella pagina che è stato standardizzato per le varie tipologie di scansioni, in modo da essere coerente, facendo uso di un template ([[Template:AdsInfo]]) che consente una generazione automatica dei contenuti e delle classificazioni. Un esempio di questo testo è qualcosa come il seguente:
<pre><nowiki>
{{AdsInfo
|Marca = Azienda che fa la pubblicità (ex. Waterman)
|Data = Data, se nota (formato ISO, cioè AAAA-MM-GG)
|Giornale = Giornale su cui è pubblicata (ex. La Domenica del Corriere)
|Editore = Soggetto che ha pubblicato (in genere si usa per i cataloghi di negozi o affini)
|Sottotitolo=Eventuale sottotitolo del giornale (ex. Supplemento illustrato del Corriere della Sera) 
|Volume = Volume del giornale (se noto)
|Annata = Annata del giornale (se nota)
|Numero = Numero del giornale (se noto)
|Pagina = Numero di pagina (se noto, al momento non viene usato)
|Datazione = Tipo di datazione (seller, back, archive, ecc. vedi il [[:Template:Datazione|relativo template]])
|Numerazione = Mettere yes se contiene riferimenti a numerazioni usate dalla marca
|Creatore = Autore o fornitore della scansione
|Autore = Nome autore dell'illustrazione scansionata, indirizzo web (autore della pubblicità, eventuale sito che lo illustra)
|Paese = Paese della pubblicità, con il codice a due lettere dei domini in maiuscolo (ex. IT, UK, US, ecc.)
|Oggetto = Tipo di oggetto pubblicitario, come adesivo, cartolina, ecc. (vedi il [[:Template:OggettoAds|relativo template]])
|Ritocchi = Se è stata ritoccata (mettere solo se "yes")
|Note_it = Una breve descrizione in italiano (testo libero anche su più righe, inserire dati semantici dell'eventuale modello)
|Note_en = Una breve descrizione in inglese
|Sede = Indirizzo della sede riportato
|Tema = Una o più etichette "tematiche", separate da virgole
|Slogan = Slogan usato nella pubblicità
}} 
</nowiki></pre>