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Come per le fotografie e le pubblicità anche per le scansioni di documenti generici (fatture, lettere commerciali, ecc.) si è usata una convenzione specifica per i nomi da assegnare ai file, mettendo come inizio del nome l'anno di pubblicazione in modo che queste risultassero ordinate cronologicamente, con un nome di file nella forma:
<pre>
Anno-Mese-Marca-Modello-TipoDocumento-BreviNote.jpg
</pre>
dove il mese può essere omesso se non lo si conosce, e l'anno può essere indicato in maniera approssimata (ad esempio nella forma 192x) quando non è noto con precisione. Il modello può essere omesso se il documento è generico, se ne compaiono più di uno si usi il nome di quello più importante. Le parole devono essere separate da trattini e le note brevi devono essere usate per distinguere documenti dello stesso periodo e mantenersi entro le 2 parole, un esempio è <tt>1931-12-Tibaldi-Mod.26-Invoice.jpg</tt>.
Come per le altre immagini per ogni scansione deve essere utilizzato un apposito testo wiki per inserire le informazioni nella relativa pagina che è stato anch'esso standardizzato, in modo da essere coerenti, per usare un apposito template ([[Template:DocInfo]]) che consente una generazione automatica dei contenuti e delle classificazioni. Un esempio di questo testo è qualcosa come il seguente:
<pre><nowiki>
{{DocInfo
|Marca=Tibaldi
|Tipo=invoice
|Paese=IT
|Sede=Via della querce, 3 - Firenze
|Data=1931-12-01
|Ritocchi=yes
|Note_it=Fa riferimento a delle [[Cited model::Tibaldi 26]] e [[Cited model::Mascotte]] (versione lunga rivestita in oro con fermaglio). {{Origine|original}}.
|Note_en=Refers to [[Cited model::Tibaldi 26]] and [[Cited model::Mascotte]] (long with gold overlay and clip). {{Source|original}}
}}
</nowiki></pre>
<pre>
Anno-Mese-Marca-Modello-TipoDocumento-BreviNote.jpg
</pre>
dove il mese può essere omesso se non lo si conosce, e l'anno può essere indicato in maniera approssimata (ad esempio nella forma 192x) quando non è noto con precisione. Il modello può essere omesso se il documento è generico, se ne compaiono più di uno si usi il nome di quello più importante. Le parole devono essere separate da trattini e le note brevi devono essere usate per distinguere documenti dello stesso periodo e mantenersi entro le 2 parole, un esempio è <tt>1931-12-Tibaldi-Mod.26-Invoice.jpg</tt>.
Come per le altre immagini per ogni scansione deve essere utilizzato un apposito testo wiki per inserire le informazioni nella relativa pagina che è stato anch'esso standardizzato, in modo da essere coerenti, per usare un apposito template ([[Template:DocInfo]]) che consente una generazione automatica dei contenuti e delle classificazioni. Un esempio di questo testo è qualcosa come il seguente:
<pre><nowiki>
{{DocInfo
|Marca=Tibaldi
|Tipo=invoice
|Paese=IT
|Sede=Via della querce, 3 - Firenze
|Data=1931-12-01
|Ritocchi=yes
|Note_it=Fa riferimento a delle [[Cited model::Tibaldi 26]] e [[Cited model::Mascotte]] (versione lunga rivestita in oro con fermaglio). {{Origine|original}}.
|Note_en=Refers to [[Cited model::Tibaldi 26]] and [[Cited model::Mascotte]] (long with gold overlay and clip). {{Source|original}}
}}
</nowiki></pre>